Quá khứ tiếp diễn: Chân dung của một lưu trữ

Quá khứ tiếp diễn: Chân dung của một lưu trữ

Viết bởi: Trần Duy Hưng
Ảnh chụp bởi: Đan & Sha
Dịch bởi: Đinh Vũ Nhật Hồng
Ghi rõ nguồn VFCD 2020 khi chia sẻ bài
Không sao chép từng phần hoặc nguyên văn khi chưa có sự cho phép

Trước thềm buổi trò chuyện tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III về Quốc kỳ, Quốc huy và Quốc ca Việt Nam, chúng tôi tìm hiểu về những hoạt động ý nghĩa của một tổ chức quan trọng nhưng ít được biết đến.

Những lịch sử

Đeo vào đôi găng tay vải trắng, lưu trữ viên cẩn thận đặt lên bàn các tài liệu thuộc tập hồ sơ 9044. Một Giấy chứng minh, “có giá trị đến ngày 31/12/1962”, với các thông tin cho thấy người mang giấy tờ sinh ở tỉnh Cần Thơ vào tháng 2 năm 1919, công tác ở Bộ Công an, nơi ở tại Hà Nội trên phố Trần Bình Trọng. Các tấm ảnh đen trắng kích cỡ nhỏ, chụp chân dung các cá nhân hoặc nhóm người trong nhiều bối cảnh; một số mang các vết ố vàng, mặt sau ghi chú các tên người, nơi chốn, mốc thời gian: Hà Đông tháng 03.1956, Nam Ninh tháng 12.1960, Công viên Thống Nhất tháng 03.1962. Một tấm thiệp mừng năm mới, bên trên có hình một cuốn sách mở, một chiếc vĩ cầm, và dán hai bông hoa cắt giấy màu tím. Các lá thư viết tay, lý lịch, sổ y tế, thẻ cử tri, v.v

Hồ sơ 9044 là một trong khoảng 72 ngàn bộ hồ sơ đi B đang được giữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (TTLTQG III), tương đương 72 ngàn cán bộ đã di chuyển từ miền Bắc vào miền Nam qua đường dân sự trong giai đoạn 1959–1975 (chủ yếu gồm các cán bộ miền Nam trước đó tập kết ra Bắc). Trước khi họ đi, toàn bộ giấy tờ, thư từ, ảnh v.v. được để lại cho Ủy ban Thống nhất Chính phủ, như những mảnh sót lại của một chặng đường đời đã qua.

Nhưng còn những gì không được biết và không hiện diện trong lưu trữ: họ đã đi những đâu, có thể đã đóng vai trò gì trong các sự kiện lịch sử, điều gì đã xảy ra?

“Rất nhiều người đã hy sinh trong chiến tranh. Những người còn lại, khi gửi hồ sơ về địa phương, thì quá nửa là không nhận được, có thể người đó đã chuyển địa điểm hay đã qua đời.” Giám đốc TTLTQG III Trần Việt Hoa chia sẻ. Sau khi chiến tranh kết thúc, khối kỷ vật của cán bộ đi B nằm dưới sự quản lý của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, rồi chuyển đến cho TTLTQG III. Nỗ lực trao trả các hồ sơ vẫn tiếp tục đến ngày nay.

Tư liệu lưu trữ trong hồ sơ 9044

Là một trong bốn trung tâm lưu trữ quốc gia tại Việt Nam, TTLTQG III được thành lập năm 1995 với chức năng lưu trữ tài liệu của các cơ quan Trung ương từ Quảng Bình trở ra Bắc, thời gian của tài liệu từ năm 1945 đến nay. Trong khi đó, Trung tâm I lưu trữ tài liệu của giai đoạn phong kiến trước 1945, với Trung tâm II là tài liệu các cơ quan Trung ương miền Nam hiện tại và của chính quyền Sài Gòn trước đây, còn Trung tâm IV tại Đà Lạt giữ tài liệu mộc bản và tài liệu miền Trung.

“Nếu tính con số cụ thể, Trung tâm có 14km giá tài liệu các loại. Ngoài tài liệu giấy là các tài liệu nghe nhìn, tất cả lưu giữ trong điều kiện bảo quản tương đối tốt theo các tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, phòng cháy chữa cháy,” bà Trần Việt Hoa cho biết. Dù thuộc dạng nào và dù tưởng chừng là những thông tin hành chính khô khan, các tài liệu bồi đắp sự hiểu biết về các tầng lịch sử. Bà Hoa kể về tập sắc lệnh giai đoạn 1945–1946, cho thấy về hoạt động những ngày đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa sau khi tuyên bố độc lập. Còn ở thư viện của Trung tâm, tôi tình cờ gặp một cuốn sách mà trong đó, một dạng biên niên sử Hà Nội được tạo thành chủ yếu từ các công văn, nghị định, báo cáo v.v. thuộc địa giới thành phố trong giai đoạn 1873–1954, chi tiết đến từng tháng, thuật lại các sự kiện từ vĩ mô đến vi mô. Một cuốn khác cung cấp bảng tra cứu, đối chiếu tên đường phố Hà Nội giữa các khoảng thời gian khác nhau.

“Tinh thần của chúng tôi là các tài liệu cá nhân rất quý không chỉ với bản thân gia đình, mà cả với các thế hệ sau này nói chung.”

Tổng hợp tư liệu lưu trữ và xuất bản các ấn phẩm như kể trên là một trong các hoạt động chính của TTLTQG III. “Ở Việt Nam, lưu trữ vẫn là một cơ quan có vẻ thần bí, hàn lâm”, bà Hoa chia sẻ, “chúng tôi mong muốn giúp công chúng hiểu Trung tâm đang làm những gì, và công chúng có thể hưởng lợi gì từ những việc này.” Quả vậy, không phải ai cũng biết rằng bên cạnh giấy tờ hành chính, Trung tâm cũng lưu trữ các tài liệu mang tính cá nhân: khối hồ sơ về cán bộ đi B thời chiến tranh là một ví dụ, nhưng công việc thu thập vẫn đang diễn ra. Có thể kể đến những tài liệu và hiện vật liên quan đến họa sĩ Bùi Trang Chước (tác giả Quốc huy Việt Nam) và nhạc sĩ Văn Cao (tác giả Quốc ca), cũng như nhiều cá nhân khác “có đóng góp tiêu biểu trong các lĩnh vực”.

“Khi sưu tầm tài liệu quý hiếm, chúng tôi phải thuyết phục các gia đình rằng điều kiện bảo quản ở trung tâm sẽ tốt hơn, các tài liệu đã hư hỏng qua các thời kỳ sẽ được tu bổ và phục chế. Nhiều gia đình có các câu hỏi như: Tặng tài liệu có bị mất phí không, hay được trả bao nhiêu tiền? Chúng tôi có một khoản hỗ trợ, nhưng thực sự không được nhiều. Tinh thần của chúng tôi là các tài liệu cá nhân này rất quý không chỉ với bản thân gia đình, mà cả với các thế hệ sau này nói chung.”

Tư liệu trong kho lưu trữ tài liệu nghe-nhìn
Tư liệu trong kho lưu trữ tài liệu nghe-nhìn
Tư liệu trong phòng Thu thập và chỉnh lý tư liệu
Tư liệu trong kho lưu trữ tài liệu giấy
Kho lưu trữ tài liệu giấy
Thư viện

Số hóa tư liệu và truyền thông kể chuyện

Không nằm ngoài xu thế chung của ngành lưu trữ Việt Nam, ngoài việc sưu tầm, bảo quản và phục chế TTLTQG III nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác khai thác tài liệu – không chỉ giữ để các tài liệu có thể tồn tại lâu nhất có thể, mà còn để chúng có một ‘cuộc sống’ bên ngoài các nhà kho, để kể các câu chuyện mang trong mình. Bên cạnh phòng đọc phục vụ việc tra cứu, khu trưng bày với các triển lãm chuyên đề, cũng như các chương trình tham quan tổ chức riêng cho học sinh sinh viên (tất cả các hoạt động này đều miễn phí), các kênh truyền thông và mạng xã hội cũng được sử dụng thường xuyên cho hoạt động quảng bá. “Phòng Phát huy Giá trị tư liệu phụ trách bài viết truyền thông đăng trên trang web và Facebook của Trung tâm, một tuần khoảng hai-ba bài viết, giới thiệu các tài liệu quý dựa trên nhu cầu quan tâm của công chúng,” Giám đốc Trung tâm nói.

Nhưng cũng chính ở công đoạn khai thác tư liệu, các cơ quan lưu trữ phải đối mặt với nhiều ‘bài toán’. Khai thác như thế nào khi nhiều phương tiện tiếp cận tư liệu không còn phổ biến như đã từng (ngày nay, bạn sẽ xem một cuốn phim nhựa hay nghe nội dung trong một chiếc minidisc như thế nào?) Hoặc, khi khai thác bản gốc của các tài liệu thì sẽ có những rủi ro gì?

Công nghệ số nói chung và việc số hóa tài liệu nói riêng sẽ không loại trừ được mọi rủi ro, nhưng là hướng đi tối ưu nhất trong bối cảnh hiện tại. “Việc số hóa là rất cần thiết; bởi khi mang tài liệu ra khỏi kho và khai thác nhiều lần, tuổi thọ của tài liệu sẽ bị ảnh hưởng. Thứ hai, việc tiếp cận tài liệu cũng chậm hơn, việc lan truyền cho nhiều người tiếp cận cũng gặp khó khăn về cả kỹ thuật và thủ tục. Số hóa phần nào giải quyết được các vấn đề này,” bà Hoa cho biết.

Dù vậy, chỉ khoảng 3% tổng số tài liệu đang lưu trữ tại đây đã được số hóa, ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố: kinh phí, thiết bị, nhân lực, cho đến tiêu chí lựa chọn – các tài liệu lâu đời nhất hoặc không còn ở tình trạng tốt sẽ được ưu tiên số hóa trước, cũng như các tài liệu được đề nghị xem và tra cứu với tần suất cao. Một cuộc chạy đua với thời gian đúng nghĩa.

“Nghề lưu trữ dù rất vất vả và thầm lặng, nhưng khi đọc từng câu chữ mà chúng tôi có điều kiện tiếp cận khi thực hiện công việc này, chúng tôi thấy thật sự quý giá. Đây vừa là một vinh dự, vừa là một trách nhiệm”

Cũng dựa vào công nghệ, TTLTQG III đã xây dựng được danh mục và địa chỉ chuyên mục trên website, để phục vụ việc tra cứu, cung cấp thông tin về tài liệu và kỷ vật trong từng hồ sơ cán bộ đi B. Theo bà Trần Việt Hoa, Trung tâm sẽ “đẩy mạnh công tác số hóa trong thời gian tới để công chúng tra cứu tài liệu tốt hơn, cũng như xây dựng phòng đọc ảo để người dân ở các địa phương khác hoặc ở nước ngoài cũng có thể tiếp cận tài liệu qua một khoản phí. Trung tâm cũng sẽ tiếp tục chuyển giao để kết nối dữ liệu với các TTLTQG còn lại trong nước.”

Điều gì là động lực giúp những lưu trữ viên này tiếp tục một công việc “tương đối phức tạp về nghiệp vụ và đòi hỏi chuyên môn cao”, bền bỉ từ năm này qua năm khác?

“Chúng tôi rất tâm huyết, vì nghề lưu trữ dù rất vất vả và thầm lặng, nhưng khi đọc từng câu chữ mà chúng tôi có điều kiện tiếp cận khi thực hiện công việc này, chúng tôi thấy thật sự quý giá. Đây vừa là một vinh dự, vừa là một trách nhiệm,” bà Hoa nói.

Trước khi trở thành Giám đốc Trung tâm, bà từng dạy Luật hành chính tại Đại học Nội vụ, hay đảm nhận các chức vụ khác nhau trong Cục Văn thư Lưu trữ. “Gia đình tôi vốn cũng có những người làm trong ngành lưu trữ và tôi cũng đã hiểu về công việc này rất nhiều, nhưng ban đầu vẫn cảm thấy không muốn làm. Nhưng sau khi chuyển qua nhiều nghề và cuối cùng vẫn là nghề lưu trữ, chứng kiến những công việc hàng ngày, những khi độc giả đến tìm thấy tài liệu, hay các gia đình tìm được hồ sơ người thân sau hàng năm trời, tôi nghĩ chắc chắn đấy là cơ duyên của mình.”

Bà Trần Việt Hoa, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Một tư liệu ảnh trong hồ sơ 9044

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ và thực hiện hoạt động lưu trữ với tài liệu của cơ quan, tổ chức Trung ương và các cơ quan, tổ chức cấp liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa; tài liệu của cơ quan, tổ chức Trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc; hồ sơ địa giới hành chính các cấp; tài liệu được sưu tầm, hiến tặng, ký gửi từ các tổ chức, cá nhân, gia đình dòng họ; cùng các tài liệu khác. Về mặt tổ chức, Trung tâm gồm các bộ phận: Phòng Thu thập và Chỉnh lý, Phòng Bảo quản, Phòng Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Phòng Tài liệu nghe nhìn, và Phòng Hành chính – Tổng hợp.

Liên hoan Sáng tạo & Thiết kế Việt Nam
Website
Facebook
Instagram
Twitter
YouTube

NO COMMENTS

Leave a Reply